faktury papierowe

Obieg dokumentów w zakładzie pracy i jego cechy

Faktury zaliczają się do elementów nierozerwalnie złączonych z działaniem przedsiębiorstwa. W zasadzie nie można zwizualizować sobie przedsiębiorstwa bez odpowiednich dokumentów. Choć obecnie faktury w postaci tradycyjnej stopniowo wypierane są przez dokumenty komputerowe, wciąż jeszcze większą część stanowią faktury tradycyjne.

faktury papierowe
Autor: The Peoples Prodigy: BOYCOTT ‚The Weight of Blood’
Źródło: http://www.flickr.com
Każda firma, niezależnie od wielkości, stanowi swoisty obszar obiegu różnych dokumentów. W zależności od rozmiarów i struktury przedsiębiorstwa faktury te mogą być przenoszone pomiędzy stanowiskami pracy w jednym pomieszczeniu, pomiędzy pokojami w firmie, jak również na znacznie większe odległości, nierzadko nawet za granicę. Generalnie obieg dokumentów w przedsiębiorstwie jest bardzo istotnym elementem dla jej właściwego funkcjonowania. W przypadku, gdy obieg ten ma jakieś słabe punkty, całe działanie firmy odbywa się mniej sprawnie.

Rozmaite rodzaje faktur i dokumentów

Dokument w przedsiębiorstwie ma do przebycia zróżnicowaną drogę zależnie od swojego typu. W pierwszej kolejności niektóre faktury wędrują poza firmę, ponieważ przykładowo są wysyłane do podwykonawców. Do takich akt zaliczają się przykładowo różnorodne umowy, które po podpisaniu się odsyła. Nierzadko takie dokumenty wysyłane są już przez Internet. Niektóre z faktur wytwarzanych w przedsiębiorstwach wysyłane są również faksem. Tego rodzaju metoda jest już jednak stopniowo wypierana przez metody przesyłania oparte na używaniu komputerów i sieci WWW.

Faktura
Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com
Schematy obiegu faktur i właściwe systemy

Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie może być przedstawiony z wykorzystaniem ogólnego schematu, na którym przedstawia się punkty, przez jakie określony dokument przechodzi oraz miejsca docelowe. Jednym z elementów takiego schematu może być skanowanie faktur – , przebiegające na którymś etapie całego obiegu. W celu usprawnienia całości obiegu wykorzystywane są specjalne metody, określane jako systemy kancelaryjne. Dzięki nim w przedsiębiorstwach zwraca się większą uwagę na poziom rozsyłanych dokumentów, ale także na tempo ich dostarczania. Istnieje kilka typów takich systemów, a typy te preferowane są w zależności od typu działalności firmy.